Zarządzanie zadaniami w zespole, czyli siedem zasad, które działają

Zarządzanie zadaniami w zespole to zestaw zasad, które ustalają, gdzie zapisuje się zadania, kto za nie odpowiada, do kiedy mają być gotowe i gdzie się o nich rozmawia. Działa siedem prostych zasad: jedno miejsce na zadania, jedna osoba odpowiedzialna, termin z datą, ustalone „gotowe”, rozmowa przy zadaniu, wspólne oznaczenia i krótki przegląd raz w tygodniu. Każdą wprowadzisz bez szkoleń i bez zmiany struktury firmy.

Poniżej opisujemy siedem zasad, kolejność ich wprowadzania i przykład tygodnia zespołu marketingu, który z nich korzysta.

Dlaczego zadania w zespole się gubią?

Zadania w zespole gubią się z czterech powodów: mają kilku „odpowiedzialnych”, umowny termin, rozrzucone ustalenia albo niejasny koniec. Każdy z tych powodów wygląda w praktyce tak:

• zadanie ma kilka osób, więc każda liczy, że zrobi je ktoś inny,
• termin brzmi „jak najszybciej” albo „w tym tygodniu”,
• ustalenia są w mailu, na czacie i w rozmowie na korytarzu,
• nikt nie wie, kiedy zadanie jest naprawdę skończone.

Jak uporządkować pracę, gdy zadania są już rozproszone, opisujemy w artykule jak zapanować nad chaosem w projekcie.

Siedem zasad zarządzania zadaniami w zespole

Siedem zasad odpowiada na cztery powody, dla których zadania się gubią. Tabela pokazuje, która zasada rozwiązuje który problem.

Zasada	Problem, który rozwiązuje
1. Jedno miejsce na wszystkie zadania	ustalenia rozrzucone po mailu i czacie
2. Jedna osoba odpowiedzialna	kilku „odpowiedzialnych”
3. Termin z datą	umowny termin
4. Ustalone „gotowe”	niejasny koniec zadania
5. Rozmowa przy zadaniu	ustalenia rozrzucone po mailu i czacie
6. Wspólne oznaczenia	brak widoku całości
7. Krótki przegląd raz w tygodniu	pytania o status przez cały tydzień

1. Jedno miejsce na wszystkie zadania

Zadanie istnieje tylko wtedy, gdy jest zapisane w ustalonym miejscu. Prośba na czacie albo w mailu jest dopiero prośbą i staje się zadaniem, gdy ktoś wpisze ją do wspólnej listy albo programu. Gdy kierownik zleca zadanie na korytarzu, wpisuje je sam albo prosi o wpisanie od razu.

2. Jedna osoba odpowiedzialna

Każde zadanie ma jedną osobę, która za nie odpowiada, nawet jeśli pracuje przy nim kilka osób. Ta osoba pilnuje terminu, pyta o brakujące pliki i zamyka zadanie. Gdy zadanie jest za duże dla jednej osoby, podziel je na mniejsze z osobnymi właścicielami. Kierownik sprawdza wtedy obciążenie każdej osoby, tak jak opisujemy w artykule program do zarządzania zadaniami pracowników.

3. Termin z datą

Termin to konkretna data i godzina, na przykład „piątek, 12:00”, a nie słowo „pilne”. Konkretna data pozwala osobie odpowiedzialnej ułożyć pracę, a kierownikowi zobaczyć, co się spóźnia. Zadania bez daty zwykle wiszą na liście miesiącami.

4. Ustalone „gotowe”

„Gotowe” to jedno zdanie, które mówi, kiedy zadanie jest skończone. „Gotowa makieta” dla grafika znaczy plik na dysku, a dla kierownika makietę zaakceptowaną przez klienta. Przy ważniejszych zadaniach dopisz to zdanie, na przykład „makieta wysłana do klienta i zaakceptowana”.

5. Rozmowa przy zadaniu

Pytania, odpowiedzi, poprawki i pliki zapisuje się przy zadaniu, którego dotyczą. Każdy, kto otworzy zadanie, widzi wtedy całą historię, a nowa osoba w projekcie nie przeszukuje skrzynki. W Taagly rozmowy, pliki, terminy i postępy zostają w zadaniu, a komentarze i chat są częścią zadania.

6. Wspólne oznaczenia

Wspólne oznaczenia to krótka lista słów, którymi cały zespół opisuje powtarzające się sytuacje, na przykład pilne, czeka na klienta, czeka na akceptację, do poprawki. Bez nich nikt nie znajdzie wszystkich pilnych zadań naraz. W Taagly służą do tego tagi publiczne, wspólne dla zespołu, a każdy ma też tagi prywatne, widoczne tylko dla siebie. Pracę z tagami opisujemy w artykule jak poprzez tagi zarządzać projektem w Taagly.

7. Krótki przegląd raz w tygodniu

Przegląd to 15 minut raz w tygodniu, w czasie których zespół omawia trzy grupy zadań: co się spóźnia, co czeka na decyzję i co wchodzi w przyszłym tygodniu. Reszta jest w programie i nie wymaga rozmowy. Przegląd zastępuje wiele pytań o status w ciągu tygodnia.

Jak wprowadzić zarządzanie zadaniami w zespole?

Zarządzanie zadaniami w zespole najłatwiej wprowadzić w cztery tygodnie, po dwie zasady na tydzień:

1. W pierwszym tygodniu jedno miejsce na zadania i jedna osoba przy każdym zadaniu.
2. W drugim tygodniu daty zamiast „pilne” i rozmowy przy zadaniach.
3. W trzecim tygodniu wspólne oznaczenia i pierwszy przegląd.
4. W czwartym tygodniu „gotowe” przy ważniejszych zadaniach.

Po miesiącu zapytaj zespół, która zasada przeszkadza. Jeśli któraś nie pasuje do Waszej pracy, zmień ją, ale zostaw pierwsze dwie, bo bez nich reszta nie działa.

Jakie błędy popełniają zespoły?

Najczęstsze błędy to zbyt szczegółowe zasady, wyjątki dla kierownika i przegląd, który zamienia się w zebranie o wszystkim.

Dwadzieścia oznaczeń, osiem statusów i obowiązkowe pola przy każdym zadaniu po dwóch tygodniach przestają być wypełniane. Zacznij od minimum i dodawaj tylko to, czego brakuje.

Jeśli zasady obowiązują zespół, a kierownik dalej zleca zadania na czacie, reszta szybko zrobi to samo. Zasady działają tylko wtedy, gdy stosuje je każdy.

Przegląd, który trwa godzinę, przestaje się odbywać. Trzymaj się trzech grup zadań i 15 minut.

Przykład tygodnia zespołu

Tydzień zespołu marketingu pokazuje, jak siedem zasad działa na jednym zadaniu. Anna prowadzi zespół, Kasia projektuje, Michał pisze teksty, a Tomek prowadzi kampanie reklamowe.

W poniedziałek Anna dostaje od klienta prośbę o ulotkę na targi. Zakłada zadanie „Ulotka na targi”, odpowiedzialna jest Kasia, termin to czwartek 12:00, a „gotowe” to plik zaakceptowany przez klienta. Michał dostaje osobne zadanie na tekst ulotki, z terminem we wtorek.

We wtorek Michał wrzuca tekst do swojego zadania, a Kasia pyta w komentarzu o długość nagłówka. W środę Kasia wysyła projekt klientowi i oznacza zadanie tagiem „Czeka na klienta”. Anna widzi w panelu tagów, że ulotka czeka, i dzwoni do klienta. W czwartek klient akceptuje projekt, a Kasia zamyka zadanie. Na piątkowym przeglądzie zespół nie rozmawia o ulotce ani przez minutę.

Czy do zarządzania zadaniami w zespole potrzebny jest program?

Mały zespół z jednym projektem poradzi sobie ze wspólną listą w arkuszu. Aplikacja do zarządzania zadaniami w zespole pomaga, gdy zespół ma kilka projektów naraz i więcej niż kilka osób. Sprawdź wtedy, czy aplikacja:

• pokazuje zadania jednej osoby ze wszystkich projektów,
• trzyma komentarze i pliki przy zadaniu,
• pozwala ustalić wspólne oznaczenia, na przykład tagi,
• pokazuje te same zadania jako listę, kalendarz albo oś czasu.

Taagly to system do zarządzania zadaniami i projektami, który działa na serwerze firmy i pod jej domeną, z panelem tagów i stałą opłatą bez względu na liczbę osób. Te same zadania widać w nim jako listę, kafelki, oś czasu, kalendarz albo wykres Gantta, a prognozy mówią, czy projekt zdąży przed terminem. Pełna lista jest na stronie funkcje systemu Taagly. Jak porównać kilka aplikacji, opisujemy w poradniku jak wybrać program do zarządzania zadaniami w firmie, a jak czytać projekt na osi czasu, w artykule wykres Gantta, co to jest i jak go czytać.

Od czego zacząć

Zacznij od wybrania jednego miejsca na zadania i ogłoszenia go zespołowi. Od jutra każde zadanie ma tam jedną osobę i datę, a pozostałe pięć zasad dokładasz w kolejnych tygodniach.

Najczęstsze pytania

Ile osób powinno odpowiadać za jedno zadanie?

Za jedno zadanie odpowiada jedna osoba, nawet jeśli pracuje przy nim kilka. Gdy zadanie wymaga kilku osób, podziel je na mniejsze zadania z osobnymi właścicielami.

Jak często robić przegląd zadań w zespole?

Przegląd zadań wystarczy raz w tygodniu, przez 15 minut. Zespół omawia wtedy tylko zadania spóźnione, czekające na decyzję i te, które wchodzą w kolejnym tygodniu.

Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

Zespół rozproszony potrzebuje tych samych zasad, ale bardziej konsekwentnie, bo nie ma rozmów na korytarzu. Wszystkie ustalenia zapisuje się przy zadaniach. Więcej piszemy w artykule jak zarządzać zespołem pracując zdalnie.

Ile oznaczeń zadań wprowadzić na start?

Na start wystarczy cztery albo pięć oznaczeń, na przykład pilne, czeka na klienta, czeka na akceptację i do poprawki. Kolejne dodawaj dopiero wtedy, gdy zespół zauważy, że czegoś brakuje.