Program do zarządzania zadaniami pracowników, czyli co powinien widzieć kierownik

Program do zarządzania zadaniami pracowników powinien pokazać kierownikowi pięć rzeczy: kto ma ile zadań, które terminy są zagrożone, co czeka na decyzję, jaki jest postęp i co ustalono przy zadaniu. Nie musi pokazywać, co pracownik robi minuta po minucie. Dobry program odpowiada na te pytania w kilka sekund, bez dzwonienia i bez zebrania.

Poniżej opisujemy każdą z pięciu rzeczy, zestawiamy je w tabeli i podajemy listę do sprawdzenia na prezentacji programu.

Jak kontrolować pracę pracowników bez podglądu ekranu?

Kontrola pracy pracowników w programie do zadań dotyczy zadań, a nie ludzi przy biurku. Kierownik sprawdza, czy zadanie ma właściciela, termin i postęp, czy ktoś czeka na decyzję i czy praca jest rozłożona równo.

Programy, które liczą kliknięcia albo robią zrzuty ekranu, to inna kategoria narzędzi i inny cel. Kierownik, który chce wiedzieć, czy projekt zdąży, nie potrzebuje wiedzieć, co Michał robił o 10:42. Kontrola oparta na zadaniach pomaga zespołowi, bo kierownik reaguje wcześniej i rzadziej pyta „na jakim etapie to jest?”.

Co kierownik powinien widzieć w programie do zarządzania zadaniami pracowników?

Kierownik powinien widzieć obciążenie, zagrożone terminy, zadania, które czekają, postęp i historię rozmów. Każdą z tych rzeczy opisujemy osobno.

1. Kto ma ile zadań

Obciążenie to liczba otwartych zadań każdej osoby ze wszystkich projektów naraz. Bez tego widoku nowe zadania trafiają do tych, którzy najszybciej odpisują, a nie do tych, którzy mają czas. W Taagly kierownik klika osobę w panelu tagów i zostają tylko jej zadania, a liczniki przy projektach pokazują, w których jest ich najwięcej.

2. Które terminy są zagrożone

Zagrożony termin trzeba zobaczyć tydzień wcześniej, a nie w dniu terminu. Program powinien porównać tempo pracy z terminem i powiedzieć wprost, czy projekt zdąży. Taagly robi to prognozami. Przy projekcie widać przewidywaną datę zakończenia, a przy zadaniu prognozowany czas wykonania i czas, który już na nie poszedł.

3. Co utknęło i na kogo czeka

Najwięcej opóźnień wynika z czekania na akceptację, na pliki od klienta albo na odpowiedź innego działu. Kierownik powinien widzieć takie zadania osobno, bo często to on może je odblokować. W Taagly zespół oznacza zadanie tagiem, na przykład „Czeka na akceptację”, a kierownik klika ten tag i widzi wszystkie takie zadania z całej firmy. Po dodaniu drugiego tagu, na przykład „Priorytet wysoki”, zostają tylko pilne zadania, które czekają.

4. Postęp, a nie tylko status

Status „W toku” nie mówi, czy zadanie trwa od wczoraj, czy od trzech tygodni. Kierownik powinien widzieć postęp zadania i czas spędzony na zadaniu, bo te dwie liczby pokazują, gdzie praca trwa dłużej niż zakładano.

5. Historia rozmów przy zadaniu

Historia rozmów przy zadaniu pozwala w minutę sprawdzić, dlaczego coś poszło nie tak. Jeśli ustalenia są w mailach i na czacie, odtworzenie ich zajmuje godzinę. W Taagly rozmowy, pliki, terminy i postępy zostają w zadaniu.

Pięć pytań kierownika w tabeli

Tabela zestawia pytania kierownika, to, czego szukać w programie, i to, jak odpowiada na nie Taagly.

Pytanie kierownika	Czego szukać w programie	Jak to robi Taagly
Kto ma ile zadań?	zadania jednej osoby ze wszystkich projektów	kliknięcie osoby w panelu tagów
Co się spóźni?	prognoza zakończenia porównana z terminem	prognozy projektu i zadania
Na co ktoś czeka?	wspólne oznaczenie zadań, które czekają	tag, na przykład „Czeka na akceptację”
Jak idzie praca?	postęp i czas spędzony na zadaniu	postęp i czas spędzony na zadaniu
Co ustalono?	komentarze i pliki w zadaniu	rozmowy, pliki i terminy w zadaniu

Czego kierownik nie musi widzieć?

Kierownik nie musi widzieć każdej zmiany w każdym zadaniu ani prywatnych notatek pracownika. Program, który pokazuje za dużo, utrudnia znalezienie tego, co ważne. Zwykle zbędne są:

• powiadomienia o każdej zmianie w każdym zadaniu,
• szczegółowa oś dnia każdej osoby,
• osobne raporty z każdego projektu składane ręcznie,
• prywatne notatki i listy pracownika.

Pracownik potrzebuje miejsca na własne porządki, które nie są raportem dla kierownika. W Taagly są do tego tagi prywatne, widoczne tylko dla osoby, która je założyła. Tagi publiczne widzi cały zespół.

Kto co widzi, czyli uprawnienia

Uprawnienia to zasady, które decydują, kto w programie widzi które projekty i zadania. Kierownik sprzedaży nie musi widzieć zadań kadr, a osoba z zewnątrz tylko swój projekt. Taagly ma różne poziomy uprawnień, więc inne prawa ma administrator, inne kierownik kilku projektów, a inne osoba, która ma tylko podgląd.

Jak to wygląda w praktyce

Przegląd zadań zespołu w programie zajmuje kierownikowi kilka minut. Przykład pochodzi z zespołu marketingu, w którym Anna jest kierowniczką, a Michał, Kasia i Tomek prowadzą kampanie.

W poniedziałek rano Anna klika kolejno każdą osobę. Kasia ma dziewięć otwartych zadań, Tomek trzy, więc nowe zadanie z piątku trafia do Tomka. Potem Anna klika tag „Czeka na akceptację” i widzi dwa zadania, które czekają na nią. Akceptuje je od razu. Na koniec sprawdza prognozę kampanii jesiennej, która kończy się trzy dni przed terminem. Zespół nie odpowiada na żadne pytanie o status, bo odpowiedzi są w programie.

Taagly to system do zarządzania zadaniami i projektami, który działa na serwerze firmy i pod jej domeną, z panelem tagów i stałą opłatą bez względu na liczbę osób. Panel tagów opisujemy dokładniej w artykule jak poprzez tagi zarządzać projektem w Taagly.

Najczęstsze błędy przy wprowadzaniu programu

Najczęstsze błędy to wprowadzenie programu jako narzędzia kontroli, prowadzenie zadań za zespół i brak wspólnych oznaczeń.

Jeśli zespół słyszy, że program jest po to, żeby kierownik „wszystko widział”, zaczyna wpisywać zadania tak, żeby dobrze wyglądały. Lepiej powiedzieć wprost, na jakie pytania program ma odpowiadać i że kierownik przestanie o nie pytać.

Kierownik, który sam zakłada, przydziela i zamyka wszystkie zadania, po miesiącu nie ma czasu na nic innego. Zadania powinna aktualizować osoba, która je wykonuje. Zasady, które pomagają tego pilnować, opisujemy w artykule zarządzanie zadaniami w zespole.

Jeśli każdy oznacza zadania czekające na decyzję inaczej, kierownik nie znajdzie ich jednym kliknięciem. Krótka lista wspólnych tagów ustalona na początku rozwiązuje ten problem.

Jak sprawdzić program przed wyborem?

Program sprawdzisz najlepiej na prezentacji, prosząc o pięć odpowiedzi na przykładowych danych:

1. Zadania jednej osoby ze wszystkich projektów.
2. Projekty, które nie zdążą przed terminem.
3. Zadania, które czekają na czyjąś decyzję.
4. Postęp i czas spędzony na jednym zadaniu.
5. Całą rozmowę i pliki przy jednym zadaniu.

Jeśli którąś odpowiedź sprzedawca pokazuje przez eksport do arkusza, kierownik będzie robił to samo co tydzień. Poproś też, żeby ktoś zalogował się jako zwykły pracownik i pokazał, czego nie widzi. Pozostałe kryteria wyboru, od widoków po język, opisujemy w poradniku, jak wybrać program do zarządzania zadaniami w firmie, a pełna lista funkcji Taagly jest na stronie funkcje systemu Taagly.

Chcesz zobaczyć te pięć odpowiedzi na zadaniach swojego zespołu? Umów się na demo.

Od czego zacząć

Zacznij od zapisania pytań, które zadajesz zespołowi najczęściej, i miejsca, w którym dziś szukasz odpowiedzi. Pytania, przy których wpisałeś „pytam”, są listą rzeczy, które program musi pokazywać sam.

Najczęstsze pytania

Jak kontrolować pracowników bez mikrozarządzania?

Kontrola bez mikrozarządzania polega na sprawdzaniu zadań, terminów i blokad, a nie każdego kroku pracownika. Kierownik raz dziennie przegląda obciążenie, prognozy i zadania czekające na decyzję, a resztę zostawia osobie odpowiedzialnej.

Czy program do zadań mierzy czas pracy pracownika?

Program do zadań może pokazywać czas spędzony na zadaniu, ale to nie jest ewidencja czasu pracy. W Taagly czas spędzony na zadaniu pomaga ocenić, ile zajmuje praca, i porównać go z prognozą.

Czy pracownik widzi zadania innych osób?

To zależy od uprawnień ustawionych w programie. W Taagly różne poziomy uprawnień decydują, kto widzi które projekty, a tagi prywatne widzi tylko ich autor.

Ile kosztuje program do zarządzania zadaniami pracowników?

Programy w chmurze liczą zwykle opłatę od każdej osoby, więc koszt rośnie z zespołem. Przykładowe wyliczenia dla 20 i 40 osób są w artykule o tym, ile kosztuje program do zarządzania projektami przy opłacie od osoby i stałej.