Zarządzanie projektami – 10 zasad efektywnej pracy
Efektywne zarządzanie projektami jest możliwe gdy wszyscy członkowie projektu rozumieją i respektują zasady przyjęte w tej kwestii przez organizację. Strażnikiem dobrych praktyk jest project manager. Odpowiedzialna funkcja łączy wszystkie aspekty pracy nad zadaniami. Project manager prowadzi zespół wyznaczoną ścieżką. Optymalnie wyznaczona trasa wiedzie prosto do celu.
Skuteczna realizacja projektu wymaga wielu przemyślanych ruchów. Opisujemy 10 najważniejszych kroków, które świadomie musi stawiać produktywny manager.
1. Wyznaczaj osiągalne cele
Zrozumienie celu działań nadaje pracy sensu. Ostateczny efekt wspólnej aktywności musi być tak samo pojmowany przez wszystkich członków zespołu. Zadbaj o spójną informację. Pracownicy wykonują różne obowiązki, ale nie można dopuścić do sytuacji, w której każdy skupia się tylko na swoim zakresie. Ewidentnie określony cel łączy w siłę. Gdy każdy zna założenia i rozumie wymagania klienta, istnieje duża szansa, że we właściwym czasie dostarczymy wysokiej jakości produkt zgodny z wizją zleceniodawcy.
2. Wybierz najlepsze narzędzia do zarządzania projektami
Nie wyważaj otwartych drzwi, ułatwiaj sobie pracę. Na rynku istnieje cały szereg narzędzi, które powstały z myślą o biznesowej codzienności project managerów. Program do zarządzania zadaniami pomoże Ci zapanować nad projektem jako całością. Otrzymujesz wsparcie na każdym etapie. Aplikacja do zarządzania zadaniami automatyzuje wiele procesów. Zyskujesz czas na kreatywne myślenie. Jako przykładowe rozwiązanie polecamy Taagly. Program jest kompleksowy, działa prosto i nie wymaga specjalnego wdrożenia. To niezastąpione wsparcie.
3. Udostępnij program do zarządzania projektami wszystkim członkom zespołu
Aplikacja do zarządzania projektami optymalizuje działania całego zespołu. To ważne, by każdy miał do niej ciągły dostęp. Nawet gdy pracownicy znajdują się w rozproszonych lokalizacjach, praca toczy się w jednym miejscu. Każdy wie co należy robić i jest świadomy postępów. Komunikacja prowadzona jest na bieżąco, wszyscy uczestnicy projektu mają ze sobą stały kontakt.
4. Ustalaj realne terminy
Odpowiednie nastawienie przybliża zespół do sukcesu. Znajomość celu jest motywująca. Podobnie jak świadome uczestnictwo w projekcie. Aplikacja do zarządzania projektami powoduje, że każdy widzi pracę wszystkich członków zespołu. Postępy są namacalne. Dzięki temu poszczególnym osobom towarzyszy poczucie sensu wynikające z tego co robią. Nawet jeśli zakres ich działań jest wąski w stosunku do całości.
5. Motywuj
Projektowanie zadań w czasie to jeden z podstawowych obowiązków managerów, których codzienność biznesową wypełnia zarządzanie projektami. Program znacznie tę czynność ułatwia. W Taagly możesz ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia dla każdego zadania. Termin końcowy aplikacja podpowiada na bazie prognoz AI. Funkcja zapewnia pełną kontrolę nad postępami, widzisz czy przy bieżącym tempie działań, ustalony termin jest osiągalny.
6. Miej swój plan awaryjny
Planując projekt postaraj się określić ryzyka, które mogą mu towarzyszyć. Świadomość mogących pojawić się niedogodności pozwala przygotować właściwą odpowiedź. W ten sposób zminimalizujesz negatywne konsekwencje niepożądanych zdarzeń i szybko pokonasz kryzys.
7. Zapewnij swojemu zespołowi miejsce komunikacji
Taagly to program do zarządzania projektami po polsku, który ma wbudowanych chat. Rozmowy toczą się w czasie rzeczywistym. Konwersacje posegregowane są tematami. Pokoje dyskusyjne znajdują się w obrębie każdego zadania. Wszyscy uczestnicy projektu mają do siebie stały dostęp, mogą swobodnie wymieniać się plikami i dzielić wiedzą.
8. Monitoruj
Trzymaj rękę na pulsie. Program do zarządzania projektami pozwala obserwować postępy pracy. Zawsze wiesz na jakim etapie jest projekt i czy w danym momencie jego realizacja pokrywa się z założeniami. Szybko wyśledzisz ewentualne odstępstwa, dzięki czemu możesz odpowiednio wcześniej zareagować. Konsekwencje nie będą mocno odczuwalne. Wiesz o ile musisz przyśpieszyć, by zdążyć na czas.
9. Opracuj terminarz spotkań
Ustal terminy spotkań w odniesieniu do wykonywanych zadań. Kalendarz warto wypracować z odpowiednim wyprzedzeniem i udostępnić wszystkim zainteresowanym. Daje to szansę, że wszyscy będą obecni i odpowiednio przygotowani. Takie podejście eliminuje ryzyko zbyt częstych, niekontrolowanych mitingów, które skutkują głównie utratą czasu.
10. Raportuj
Wygodny moduł raportów to jedna z zalet Taagly. Aplikacja do zarządzania zadaniami pozwala automatycznie generować statystyki. Wnioski, które z nich płyną pomagają w podejmowaniu trafnych bieżących decyzji. Dodatkowo funkcja ta pozwala zaoszczędzić sporo czasu gdy przygotowujesz się do prezentacji przez Zarządem.