fbpx
sy4

Pierwsze kroki w Taagly

Zobacz w ośmiu punktach z jakich elementów składa się system oraz jak działa.

Masz wątpliwości lub pytania? Umów się z nami na darmową prezentację systemu.

1.

Obszary robocze

Obszar roboczy to swego rodzaju pokój, który skupia w jednym miejscu Projekty, Zadania, Użytkowników oraz Tagi (o tagach mowa w punkcie 5). Każdy obszar roboczy jest unikalny. Oznacza to, że w każdym obszarze roboczym możesz mieć inne projekty innych użytkowników oraz inne tagi . Możesz stworzyć tyle różnych obszarów roboczych ile chcesz.

Oglądnij film. Pokazujemy w którym miejscu można tworzyć obszary robocze. Przełączamy się także pomiędzy różnymi obszarami roboczymi.

Przykłady

Obszar roboczy przyporządkowany dla działu w firmie

Jeśli Twoja firma składa się z różnych departamentów to możesz stworzyć obszary robocze według działów. Czyli osobny obszar roboczy dla Działu Marketingu, Działu Produktu, Działu Sprzedaży itd.

Obszar roboczy przyporządkowany dla klienta

Jeśli pracujesz na przykład  Agencji Reklamowej i pracujesz z klientami to obszar roboczy możesz podporządkować dla każdego klienta osobno. Wtedy wszystkie zlecenia w ramach danego klienta obsługujesz na osobnych obszarach roboczych.

Obszar roboczy przyporządkowany dla "większego" projektu

Jeśli na przykład prowadzisz bardziej złożony projekt np. stworzenie nowej strony bądź sklepu internetowego to cały Obszar Roboczy możesz przyporządkować dla tego projektu

2.

Projekty

Kolejna sekcja to lista projektów, które toczą się w firmie. W ramach każdego z projektów organizowane są zadania i pliki, użytkownicy wymieniają się informacjami i dzielą wiedzą.  

Projekty są widoczne dla wszystkich użytkowników, którzy należą do obszaru roboczego. Jeśli chcesz aby dany projekt był widoczny tylko dla określonych osób możesz ograniczyć jego widoczność. Wystarczy w tym celu wejść do ustawień projektu i w sekcji użytkownicy wybrać odpowiednią opcję.

Oglądnij film. Zauważ, że jest wiele sposobów na prowadzenie projektów. Przełączamy się pomiędzy różnymi Obszarami Roboczymi gdzie są pokazane różne metodologie prowadzania projektów.  W drugiej części filmu pokazujemy w jaki sposób można ograniczyć widoczność projektów dla wybranych osób. Zwróć uwagę, że po wybraniu projektu który ma ograniczoną widoczność w panelu użytkowników są widoczne tylko osoby, które mogą widzieć ten projekt.

Liczby, które widzisz obok nazwy projektu oznaczają ilość zadań, które są stworzone w wybranym projekcie.

Przykłady

Taagly dzięki swojej elastyczności daje nieograniczone możliwości prowadzenia projektów. Poniżej 3 przykłady w jaki sposób można sobie zorganizować panel projektów.

Prowadzenie projektów etapami

Prowadzenie projektów etapami. Wtedy wykonując zadanie przenosimy je pomiędzy poszczególnymi etapami.

Przykładowa struktura:
– Do zrobienia
– W trakcie realizacji
– Zakończone

Oczywiście można rozszerzyć tą listę o dodatkowe pozycje:
– Do zrobienia
– Wybrane do realizacji
– W trakcie realizacji
– Zrobione
– Testy
– Poprawki
– Zakończone

 

Numerowanie

Prowadzenie projektów poprzez ich numerowanie.
– 01
– 02
– 03
– itd.

Według nazw własnych

3.

Zadania

W ramach każdego z projektów organizowane są zadania i pliki a użytkownicy mogą wymieniać się informacjami na czacie. Dla każdego zadania możesz ustalić czas jego wykonania oraz przypisać osoby które mają wykonać zadanie. Bez problemu sprawdzisz jak długo trwało wykonanie zadania, zobaczysz postępy a także sprawdzisz kto z użytkowników najwięcej czasu poświęcił na wykonanie zadania.

Oglądnij film. Zobacz ile różnych opcji ma zadanie.

Pamiętaj: Możesz przenosić zadania pomiędzy projektami metodą drag&drop. Wystarczy, że chwycisz i przeniesiesz zadanie do innego projektu. To bardzo ułatwia pracę w Taagly.

4.

Użytkownicy

W lewym dolnym rogu pulpitu znajduje się lista użytkowników dedykowanych do poszczególnych projektów. Rzut oka wystarczy, by dowiedzieć się kto aktualnie pracuje i nad czym oraz jaką ilością zadań obciążeni są pracownicy.

Użytkownicy widzą wszystkie projekty znajdujące się na liście projektów w danym Obszarze Roboczym. Jeśli chcesz możesz ograniczyć widoczność konkretnego projektu tylko dla wybranych osób. Wystarczy w tym celu wejść do ustawień projektu i w sekcji użytkownicy wybrać odpowiednią opcję.

Oglądnij film.

Zauważ, że po kliknięciu w danego użytkownika pokazują się tylko zadania w których jest on przypisany jako wykonujący.

Możesz także dodać użytkownika do wykonania zadania metodą drag&drop.

Dodatkowe informacje

Jak dodać użytkownika?

Aby dodać nowego użytkownika do wybranego obszaru roboczego kliknij ikonkę “plusa” w panelu użytkowników. Zostanie on przypisany do aktualnego “Obszaru roboczego”.

Różne rodzaje uprawnień dla użytkownika

Podczas dodawania użytkownika do Obszaru roboczego możesz mu nadać odpowiednie uprawnienia. Od możliwości tylko odczytu poprzez zarządzanie całą organizacją.

5.

Panel Tagów

Panel tagów jest głównym narzędziem Taagly.

Zaprojektowano go w prawej części ekranu. Tagi (etykiety) mogą służyć do kategoryzowania pracy, określania priorytetów czy na przykład monitorowania statusu zadań. Konsekwentne tagowanie hierarchizuje obowiązki, widać co jest najpilniejsze, a co możemy odłożyć na później.

Zobacz jak działa Panel Tagów. Zwróć uwagę, że w momencie zaznaczenia interesującej cię etykietki zmieniają się liczby widoczne przy każdym projekcie. Te liczby oznaczają ilość zadań, które mają przypięty wybrany tag.

Zauważ też, że dodawać tagi do zadania możesz na dwa sposoby. Pierwszy sposób to metoda drag&drop – czyli porostu przeciągasz i upuszczasz wybrany tag do zadania. Drugi sposób to dodanie etykietki podczas edycji zadania w panelu z prawej strony.

Dodatkowe informacje

Tagi Publiczne i Prywatne

Do każdego zadania przypisać można etykiety mianowane jako publiczne, czyli widoczne dla wszystkich, lub prywatne.

Publiczne – widoczne dla wszystkich użytkowników, którzy są przypisani do obszaru roboczego (czytaj więcej o obszarach roboczych), w którym dane tagi zostały stworzone.

Prywatne – prywatne tagi są widoczne tylko dla użytkownika, przez którego zostały stworzone. Dzięki temu każdy członek zespołu, może stworzyć swoje własne znaczniki, które będzie dodawał do zadań, jednocześnie zachowując porządek w tagach globalnych.

Filtrowanie tagów

Taagly umożliwia filtrowanie tagów na trzy sposoby.

Standardowy – zadania w których występuje przynajmniej jeden z wybranych tagów

Dokładny – system pokaże tylko te zadania w których występują wszystkie wybrane przez Ciebie tagi

Wykluczenie – zadania w których nie występuje wybrany tag

6.

Raporty, statystyki

W prosty sposób wygenerujesz wygodne raporty i statystyki tworzące całościowy obraz biznesowych zdarzeń.

Do dyspozycji są różne rodzaje analiz wspieranych dodatkowo prognozami Taagly . Dzięki nim możesz zidentyfikować ryzyko niepowodzenia w realizacji projektów. Segregujemy projekty i zadania według czasochłonności i na tej podstawie wywnioskujemy jakiego rodzaju zlecenia trwają najdłużej. W przyszłości pomoże to w przygotowaniu adekwatnych wycen.

Na bazie AI Taagly prognozujemy czas realizacji wraz z ostatecznym terminem zakończenia pracy nad projektem. System powie nam nam czy postępy pracy pokrywają się z pierwotnymi założeniami. Łatwo wychwycić opóźnienia i podjąć decyzję o intensyfikacji działań.

Zobacz jak przejrzyste i łatwe w odczycie są nasze statystki. Nie musisz być mistrzem excela chociaż oczywiście może wyeksportować do exela 🙂

Przykładowe statystyki

Zobacz zadania do których jest przypisanych najwięcej osób

Dzięki temu raportowi dowiesz się które zadania potrzebują największej ilości osób do wykonania. Dzięki temu masz wiedzę, które zadania pochłaniają największą cześć Twojego zespołu. 

Zadania według czasochłonności

Raport pokazuje, nad którymi zadaniami i projektami użytkownicy poświęcili najwięcej czasu pracy. 

Użytkownicy według przepracowanych godzin

Raport pokazuje czas pracy użytkowników. Możesz szybko sprawdzić, kto ma najwięcej przepracowanych godzin i w jakim zadaniu. 

7.

Powiadomienia

Taagly ma rozbudowany system powiadomień. Możesz otrzymać informację o każdym zdarzeniu, które wystąpiło podczas pracy nad zadaniami.

Przykładowo kiedy inny użytkownik doda komentarz do zadania otrzymasz taką informację na maila. Jednocześnie system na żywo wszystko pokaże w panelu aktywności w górnym pasku.

Wszystko oczywiście możesz skonfigurować.

Zobacz jak wygląda panel aktywności oraz gdzie można zmienić ustawienia powiadomień.

Zobacz listę dostępnych powiadomień. Możesz zdecydować czy chcesz otrzymywać powiadomienia mailowo czy tylko w panelu aktywności w systemie. Pamiętaj, powiadomienia działają tylko jeśli jesteś przypisany do zadania jako obserwator lub wykonujący.

Lista możliwych powiadomień

  • kiedy ktoś doda przypisze użytkownika do zadania
  • kiedy ktoś skomentuje zadanie
  • kiedy ktoś doda/usunie Tag z zadania
  • kiedy ktoś zaktualizuje datę
  • kiedy ktoś zaktualizuje postęp prac
  • kiedy ktoś zaktualizuje przewidywany czas
  • kiedy ktoś zaktualizuje czas spędzony nad projektem
  • kiedy ktoś zmieni status zadania
  • kiedy ktoś przeniesie zadanie
  • kiedy ktoś zmieni nazwę zadania

8.

Wygląd

Taagly umożliwia szeroki wachlarz ustawień wyglądu systemu.  Do dyspozycji masz motyw biały lub ciemny oraz różne tapety. Możesz także zmienić wygląd na okienkowy oraz położenie menu.

Jesteśmy przekonani, że bez problemu dostosujesz Taagly do własnych preferencji. 

Zobacz jak wygląda panel aktywności oraz gdzie można zmienić ustawienia powiadomień.

sy4
sy4

Start typing and press Enter to search