Skuteczne zarządzanie projektami – jak dotrzymywać terminów
System do zarządzania projektami zapewnia Ci przestrzeń ciągłej wymiany myśli. Nie ma znaczenia jak bardzo rozproszony jest Twój zespół, cała praca toczy się w jednym miejscu.
Umiejętność chłodnego podejmowania decyzji to kompetencja dobrego managera. Warunki zawodowe nie zawsze sprzyjają zachowaniu zimnej krwi. Piętrzące się obowiązki potrafią wywołać atak paniki. Impulsywne rozwiązywanie problemów może przynieść efekty niezgodne z oczekiwaniami. W takich momentach z pomocą przychodzą programy do zarządzania projektami. Jeśli nauczymy się właściwie z nich korzystać, z pewnością dotrzymamy wszystkich założonych terminów.
1. Twórz szczegółowe plany
Definiuj problemy, określaj cele, zaplanuj cały projekt korzystając z programu do zarządzania projektami. Programy wyposażone są w wygodne funkcje, które pomagają dzielić projekty na mniejsze obszary i wyznaczać ścieżki ich realizacji. Odrębnie dla poszczególnych czynności określa się datę ich rozpoczęcia i zakończenia. Do każdego zadania delegowany jest indywidualny zespół osób odpowiedzialnych za pracę nad nim. Skrupulatnie przygotowana strategia działań zwiększa szansę zakończenia projektu z sukcesem i nieprzekroczenia deadline’u.
- definiuj problemy
- określaj cele
- program do zarządzania projektami
- wyznaczaj ścieżki realizacji
2. Zarządzaj zasobami ludzkimi
Program do zarządzania zadaniami umożliwi Ci sprawne rozdysponowanie pracy pomiędzy członków zespołu. To samo zadanie możesz przypisać dowolnej liczbie osób. Aplikacja do zarządzania projektami w czasie rzeczywistym pokaże Ci kto nad czym pracuje. Znasz stopień obciążenia poszczególnych osób. Taka wiedza pozwala właściwie kierować zasobami w toku pracy. Masz szansę odciążyć pracowników przytłoczonych ilością zadań i przesunąć część ich obowiązków na specjalistów dysponujących wolnymi mocami. Nie powstają korki, zwiększa się prawdopodobieństwo, że dotrzemy na czas.
- rozdysponuj pracę
- przypisuj zadania odpowiednim osobom
- program do zarządzania zadaniami
- wyznaczaj ścieżki realizacji
3. Zadbaj o komunikację
System do zarządzania projektami zapewnia Ci przestrzeń ciągłej wymiany myśli. Nie ma znaczenia jak bardzo rozproszony jest Twój zespół, cała praca toczy się w jednym miejscu. Program do zarządzania zadaniami ma wbudowany czat, rozmowy prowadzone są na żywo. Można swobodnie wymieniać się plikami, zbierać materiały, dzielić posiadaną wiedzą. Pokoje czatowe organizowane są w ramach każdego określonego zadania. To dobry sposób by uniknąć chaosu informacyjnego. Tematy są automatycznie segregowane. Zespół jest świadomy celów i zna status działań, wiadomo ile pracy należy włożyć, by dotrzymać założonych terminów.
- rozdysponuj pracę
- przypisuj zadania odpowiednim osobom
- program do zarządzania zadaniami
- wyznaczaj ścieżki realizacji
4. Definiuj priorytety
Właściwa kategoryzacja pracy pozwala wyodrębnić priorytety. Dzięki temu pracownicy wiedzą, które zadanie jest najpilniejsze w danym momencie. Możesz monitorować najważniejsze obszary projektu. Skupienie się na tym co istotne, skraca drogę realizacji celów i pomaga na czas dostarczać wysokiej jakości wyniki pracy. Narzędzia do zarządzania zadaniami do klasyfikacji pracy z powodzeniem wykorzystują tagi. To przyjazna, intuicyjna metoda, która systematycznie stosowana jest bardzo skuteczna.
- kategoryzacja zadań
- monitoruj najważniejsze obszary projektu
- odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami
5. Monitoruj postępy
Aplikacja do zarządzania projektami powie Ci, czy praca toczy się zgodnie z planem. Trzymasz rękę na pulsie. Do Twojej dyspozycji jest raport ukazujący jaki postęp w danym momencie powinien zostać osiągnięty i o ile trzeba przyspieszyć, by zdążyć na czas. Statystyki umożliwiają szybką identyfikację pojawiającego się ryzyka. Właściwie podjęta reakcja chroni zaplanowane terminy. Na bazie prognoz realizacji łatwo wychwycić opóźnienia i w porę zintensyfikować ruchy.
- raporty i statystki dostępne w aplikacjach do zarządzania projektami
- prognozy realizacji zadań
- szybkie decyzje