Zarządzanie projektami – wybrane pojęcia
W największym skrócie, zarządzanie projektami to zbiór czynności dążących do efektywnej realizacji celów biznesowych. Biblioteka gatunku jest bardzo bogata. Powstało wiele opracowań systematyzujących wiedzę, ale temat jest trudny do wyczerpania. Poniżej znajdziecie rozwinięcie kilku podstawowych zagadnień, które warto znać. Zaczerpnięte zostały z różnych technik, odnoszą się do wszystkich etapów pracy nad projektem.
1. Określenie wymagań
To moment, w którym formułowane są oczekiwania wobec projektu. Należy jasno uświadomić sobie jakie są wymagania klienta wobec produktu, który będziemy tworzyć. Kolejnym istotnym punktem jest uświadomienie sobie wymagań użytkownika. Na tym nie koniec. Liczą się również oczekiwania zespołu, zarządu i udziałowców. Niekiedy warto wziąć też pod uwagę kontrahentów, media i lokalne władze. Wszystko po to, by ostateczny efekt był w pełni satysfakcjonujący.
2. Segregacja zadań
Każdy projekt składa się z wielu zadań. Niezbędną czynnością jest skrupulatne zaplanowanie każdego z nich. Należy wyznaczyć kolejność realizacji oraz rozpoznać zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Określenie priorytetów znacznie ułatwia program do zarządzania projektami. Taagly to narzędzie, w którym stopniuje się czynności przy użyciu panelu tagów. Funkcja znacznie ułatwia planowanie i kontrolę pracy.
3. Tworzenie harmonogramu
Zaplanowanie wszystkich czynności w czasie jest niezbędne, by właściwie przeprowadzić projekt. Obmyślamy etapy pracy, w ramach nich zadania i zasoby. Narzędzia do zarządzania projektami są wyposażone w funkcje umożliwiające sprawne tworzenie harmonogramów. Mogą przybierać one różne formy. Od zwykłego kalendarza, poprzez popularny wykres Gantta, po metodę PERT i ścieżki krytyczne.
4. Identyfikacja interesariuszy
Interesariusze to wszystkie osoby związane z projektem, bezpośrednio i pośrednio. Przedstawiciele klienta i dostawcy to grupa najbardziej zaangażowana, ale osób zainteresowanych może być o wiele więcej. Bardzo ważny element stanowią odbiorcy, o czym często się zapomina. Na realizację działań mogę mieć wpływ również dostawcy, organizacje konkurencyjne, media i lokalne społeczności.
5. Ustalenie kamieni milowych
Pojęcie kamienia milowego określa przełomowe momenty w projekcie. Zwyczajowo pojawiają się one na początku i na końcu każdego etapu pracy, który ujęty został w harmonogramie. Osiągnięcie kamienia milowego wiąże się z koniecznością podjęcia kolejnych ważnych decyzji dotyczących projektu. Niektóre aplikacje do zarządzania zadaniami pomagają project managerom określić kamienie milowe na etapie planowania pracy.
6. Stosowanie Kanban
Kanban jest kultową metodą zarządzania projektami, która powstała na potrzeby Japońskich inżynierów w latach 50-tych XX wieku. W ogólnym rozumieniu, technika ma na celu eliminację marnotrastwa. Pierwotnie postępowanie zgodne z Kanban opierało się na wypełnianiu papierowych kart. Obecnie funkcję tę przejęły narzędzia do zarządzania zadaniami.
7. Prowadzenie karty projektu
Karta projektu to dokument zawierający ogólne wymagania niezbędne, by móc rozpocząć prace nad projektem. Kiedyś prowadzono je w formie papierowej, w tej chwili jest to fragment działań, które wykonywane są za pośrednictwem aplikacji do zarządzania projektami.
8. Tworzenie księgi projektu
Mapa interesariuszy to lista osób realizujących projekt oraz takich, które warto informować o postępach pracy. Tworząc spis określamy wpływ poszczególnych jednostek na organizację, definiujemy poziom zainteresowania, wskazujemy znaczenie w kontekście projektu i określamy charakter relacji.
9. Wytyczenie ścieżki krytycznej
Ścieżka krytyczna to najkrótsza droga, która wiedzie do realizacji projektu. Znajdują się na niej najważniejsze punkty działań. Tworzenie ścieżki krytycznej rozpoczyna się od analizy zależności pomiędzy wszystkimi zadaniami składającymi się na projekt. Na trasie znajdą się, te które mogą najmocniej rzutować na przebieg pozostałych.