Jak zwiększyć produktywność pracowników?
Codzienne ćwiczenie dobrych nawyków z czasem przynosi rezultaty w postaci zwiększenia produktywności pracy. Dobra organizacja podnosi jakość wykonywanych czynności przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładu czasu potrzebnego do ich realizacji. Ostatecznie koszt zasobów spada, a zyski rosną.
Poniżej prezentujemy kilka istotnych zasad, które powinny być podstawą kodeksu postępowania dla managerów chcących zwiększyć produktywność swoich pracowników.
1. Bądź otwarty na zmiany
Przyjmij zasadę, że zawsze może być lepiej. Nawet jeśli stosowane praktyki przynoszą dobre wyniki, pamiętaj, że zawsze możesz coś udoskonalić.
2. Twórz listy zadań
Nie działaj na bieżąco. Planuj pracę swoją i zespołu. Twórz listy zadań i definiuj priorytety. To prosta metoda, dzięki której członkowie Twojego zespołu mogą skutecznie zaplanować swój dzień i zrealizować najważniejsze zadania na czas. Nie musisz tego robić samodzielnie. Na rynku istnieje wiele sprawdzonych narzędzi, które pomogą ci zwiększyć produktywność.
3. Ufaj nie tylko sobie
Dziel się odpowiedzialnością, polegaj nie tylko na sobie. Nie bój się powierzać ważnych zadań swoim pracownikom. Pozostaw im przestrzeń do działania. Samodzielność daje satysfakcję, która podnosi morale i wzmaga chęci. Doświadczonych ludzi nie musisz kontrolować na każdym kroku. Podejmowanie inicjatyw wzmacnia poczucie osiągnięć i rozwoju we własnej karierze, a to z kolei buduje lojalność wobec pracodawcy i zwiększa produktywność.
4. Utrzymuj zaangażowanie, nie zakazuj
Blokowanie stron internetowych czy stosowanie oficjalnych zakazów może powodować, że pracownicy poczują się zinfantylizowani. Jeśli manager nie będzie traktował poważnie członków swojego zespołu, oni nie będą poważnie traktować swoich obowiązków. To burzy zaangażowanie i usypia kreatywność. Osoby, które mają poczucie odpowiedzialności za swoją pracę, zainteresowane tym, co robią, nie będą kosztem obowiązków angażować uwagi w sprawy prywatne lub media społecznościowe.
5. Zapewnij właściwe narzędzia pracy
Aby pracownicy wykonywali swoje obowiązki skutecznie i terminowo, muszą mieć do tego odpowiednie narzędzia. Słabszy komputer czy uszczuplona wersja oprogramowania, to tylko pozorna oszczędność. Ryzykujemy gorszymi wynikami czasowymi i jakościowymi. Nie zdobędziemy zaufania klientów oferując im produkty lub usługi na niższym poziomie niż konkurencja.
6. Zapewnij przyjazne warunki pracy
Zapewnienie kawy czy herbaty może mniej kosztować niż czas, który pracownicy spędzą na debatach dotyczących braku podstawowych środków lub zbiórkach pieniędzy i zakupach. Warto inwestować również w otoczenie. Praca w dobrze urządzonym biurze jest przyjemniejsza i bardziej prestiżowa. To drobne rzeczy, które mają wpływ na lojalność do firmy, szacunek do pracodawcy oraz zwiększenie produktywności.
7. Definiuj realistyczne cele i pozostań dostępny
Jeśli z góry wiadomo, że założony termin jest nierealny, spada motywacja do pracy. Podobnie gdy wyznaczymy bardzo odległy czas. Jeśli zadanie jest złożone warto podzielić je na mikro-cele. Wykonywanie małych kroków jest łatwiejsze, daje świadomość postępu pracy, pomaga być na bieżąco. Równie ważne jest jasne formułowanie oczekiwań. Pracownicy muszą wiedzieć co mają robić. Szczegółowo wyjaśniaj swoje wymagania, odpowiadaj na pytania, wspieraj.
8. Zachęcaj, motywuj i nagradzaj
Doceniaj dobrą pracę. Nawet mały gest uznania może sprawić, że pracownik poczuje się doceniony i chętniej będzie wypełniał swoje obowiązki w przyszłości. Gdy obiecujesz premię po dobrze wykonanej pracy, nie zapomnij jej wypłacić. Brak oczekiwanej nagrody powoduje frustrację i brak wzrostu produktywności.
9. Wymagaj, ale nie stresuj
Długotrwały stres w miejscu pracy negatywnie wpływa na pracowników. Osoby, które stale pracują w bardzo stresujących warunkach, są mniej wydajne i zaangażowane, częściej bywają nieobecne. Stawiaj wymagania realne do spełnienia, pomagaj w realizacji zadań, ale nie narzucaj drogi do ich wypełnienia.
10. Staraj się jak najlepiej zorganizować czas swoich pracowników
By optymalnie zaplanować pracę i zwiększyć produktywność swojego zespołu korzystaj z profesjonalnych narzędzi do zarządzania czasem pracy. Do twojej dyspozycji jest wiele sprawdzonych programów. Poznaj wybrane z nich.
Taagly
Polecamy Taagly, intuicyjne oprogramowanie z przyjaznym interfejsem, z którym z łatwością stworzysz listę zadań, wyznaczysz priorytety, ustalisz adekwatne terminy. To duża pomoc dla każdego managera i jego pracowników. Z Taagly możesz zrezygnować z komunikacji mailowej, która opóźnia realizację zadań. Dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu to podstawowy sposób na zwiększenie produktywności w firmie.
Evernote
Nieskomplikowana platforma do przechowywania danych znalezionych z internecie. Inspirujące teksty, zdjęcia i filmy są dla ciebie dostępne, zawsze gdy sobie o nich przypomnisz. Nie musisz tracić czasu na przeszukiwanie sieci, potrzebne treści znajdują się w jednym miejscu odpowiednio posegregowane. Gdy potrzebujesz natchnienia do pracy, wiesz gdzie go znaleźć.
Tide
Nawet osoby, które nie skarżą się na kłopoty z koncentracją, potrzebują czasem pomocy w skupieniu uwagi. Tide wykorzystuje dwie znane metody ułatwiające utrzymanie zainteresowania i wzrost produktywności: pomodoro i white noise. Ustawiamy 25-minutową sesję pracy, bo taki czas sugeruje metoda pomodoro jako optymalny dla maksymalnej koncentracji. Odseparowanie od wszelkich zewnętrznych bodźców ułatwiają dostępne motywy muzyczne, jest ich pięć do wyboru.
Slack
Slack służy przepływowi komunikacji. Korzystając z tego narzędzia z powodzeniem da się zrezygnować z wewnętrznej poczty mail. Każdy członek zespołu ma dostęp do archiwum rozmów, które może wygodnie przeszukiwać. Znajomość historii działań i otwarta forma pracy zwiększa produktywność.
Nozbe
Nozbe podobnie jak Taagly pozwala tworzyć listy zadań i oznaczać priorytety. Użytkownicy dysponują kalendarzem i komunikatorem. Kompleksowe zarządzanie projektami z jednego miejsca pozwala zwiększyć produktywność pracy, oszczędzając czas managerów i ich zespołów.
IFTT
IFTT to interesująca propozycja dla social media manager’ów. Możemy tak ustawić program, by automatycznie przekazywał informację o publikacji posta na Facebook’u, wysyłając wiadomość do subskrybentów newslettera. Podobnie jest z Instagramem, zdjęcia dodawane na profilu mogą automatycznie pojawiać się na Pinterest lub Linkedin.
Z pomocą Pocket możemy gromadzić artykuły znalezione w sieci. To prosty sposób, by wartościowe dla nas treści, z którymi nie możemy zapoznać się od razu, nie przepadały. Przeczytane artykuły można archiwizować, a te szczególnie dla nas interesujące odpowiednio tagować. Dzięki narzędziom typu Pocket nie odrywamy się od pracy gdy dociera do nas interesujący komunikat.
Lastpass
Korzystając z Lastpass nie musisz wypełniać pól autoryzujących rozmaite konta, których używasz. Program zapamięta za Ciebie dane dostępowe. Dzięki integracji z popularnymi przeglądarkami Lastpass automatycznie wypełnia login i hasło. Wszystkie dane przechowywane są w odpowiednio zabezpieczonej bazie.
Quip
Quip służy do dzielenia się dokumentami z pozostałymi członkami zespołu. Program posiada wewnętrzny chat działający w czasie rzeczywistym. Pracownicy nie muszą siedzieć obok siebie, by wspólnie tworzyć i analizować arkusze kalkulacyjne. To rozwiązanie szczególnie zwiększa produktywność rozproszonych zespołów.
Kalendarz google
To osobisty asystent, który nie pozwala zapomnieć o żadnym spotkaniu lub wydarzeniu. Wystarczy posiadać konto gmail. Obsługa kalendarza jest bardzo prosta. Poza tworzeniem klasycznych zapisków możemy dodawać lokalizację zadań, zapraszać znajomych, ustawiać przypomnienia. Dobra organizacja zwiększa produktywność pracy.